Politique de protection des renseignements personnels

À Gestion financière Karine Béguin, la protection de vos renseignements personnels et le respect de votre vie privée font partie intégrante de notre culture d’entreprise. Nous nous assurons de mettre en place des mesures de sécurité robustes pour s’assurer de la protection de vos renseignements personnels. Les renseignements personnels que vous nous confiez sont indispensables pour notre relation d’affaires. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en place pour les protéger.

Pour toute question reliée à la protection des renseignements personnels, veuillez-vous adresser à Karine Béguin, responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Gestion financière Karine Béguin
Karine Béguin, Cheffe de la protection des renseignements personnels
939 TSSE d’Isère, Saint-Lambert, Qc., J4S 1Z2
mkbeguin@gestionfinkb.com

Nous pouvons vous expliquer en toute transparence, les raisons et les objectifs pour lesquels nous recueillons vos renseignements personnels, comment nous les traitons et comment nous les protégeons, en respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LRQ Chapitre P-39.1). Les principes suivants expliquent nos pratiques de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels à l’égard des personnes, ainsi que les mesures mises en place pour nous assurer que ces renseignements soient traités adéquatement.

Les termes ‘’renseignement personnel’’ signifient ‘tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier’ tel votre nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, télécopieur ou toute autre information permettant de communiquer avec vous. Toute information de nature financière (vous ou votre conjoint), liée à votre occupation (ou celle de votre conjoint).
Finalement, toute information en lien avec votre crédit, des instructions financières vous concernant ou votre état de santé. Cela ne concerne pas les renseignements relatifs aux entreprises ou autres personnes morales.

Voici un résumé de nos principes importants de confidentialité qui guident notre façon de gérer vos renseignements personnels :

Nous obtenons votre consentement, avant de recueillir, d’utiliser et de partager vos renseignements personnels. Vous signerez d’ailleurs un tel consentement dans toute Ouverture de compte d’investissements ou, dans la Proposition d’une police d’assurance de personne.

Nous limitons notre collecte à ce qui est nécessaire seulement ; nous recueillons, utilisons et communiquons seulement les renseignements nécessaires qui nous permettent d’accomplir le mandat que vous nous confiez. Il est très fortement possible que nous vous demandions votre NAS, votre date de naissance, des renseignements financiers, vos revenus, des renseignements sur votre santé.

Nous assurons la protection, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. Nous mettons en place de bonnes pratiques de gestion et de protection pour conserver vos renseignements personnels en sécurité et encadrer leur utilisation. Nous appliquons des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, peu importe le format sous lequel nous les détenons. Nous nous efforçons à adapter nos mesures de sécurité aux progrès technologiques. Sur nos sites Web, des témoins ou autres mécanismes de suivi de l’information peuvent être utilisés pour améliorer les fonctionnalités ou la sécurité des sites, ou pour offrir à l’utilisateur une consultation plus personnalisée du site. Il est à noter que les témoins ne peuvent, en aucun cas, accéder aux fichiers ni aux données de votre ordinateur.

Vos renseignements personnels sont conservés principalement de manière électronique, dans des systèmes informatiques répondant à des mesures de sécurité les plus rigoureuses et améliorées continuellement. Vos renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que pour celles auxquelles ils ont été recueillis. Votre dossier sera conservé par votre conseiller ou représentant de courtier en épargne collective, par le service de la Conformité du courtier en épargne collective de votre représentant et, par nos fournisseurs de services. Nous conservons vos renseignements personnels pour nos relations commerciales, tant qu’ils sont requis et, conformément aux normes légales et réglementaires.

Nous faisons preuve de transparence dans nos pratiques; nous sommes en mesure de vous expliquer clairement pourquoi et comment nous recueillons vos renseignements personnels et, où est-ce qu’ils se trouvent. Ils seront conservés un nombre d’années minimum tel que requis, une fois que vous n’êtes plus client chez nous. Ensuite, vos renseignements personnels seront détruits, selon ce qui est inscrit dans nos registres des renseignements personnels. La destruction de ces renseignements se fait de façon sécuritaire afin d’assurer leur confidentialité.

Toute notre équipe, notre courtier en investissements, nos fournisseurs, nos partenaires en assurances, agissent de façon responsable en notre nom. Tous doivent respecter nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous veillons constamment à ce que ces exigences soient respectées. Nous établissons une grande collaboration quant à la confidentialité et protection de vos renseignements personnels.

Nous nous engageons à maintenir de façon raisonnable l’exactitude des renseignements personnels. Nous veillons à ce qu’ils soient complets et mis à jour. Si vous constatez des erreurs dans nos données, ou si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, vous devez en aviser votre conseiller.

Nous respectons vos droits liés aux renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps en communiquant avec nous. Il est de votre droit de refuser la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également retirer votre consentement en tout temp, par la suite, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou par un contrat, et par un préavis raisonnable. Dans plusieurs cas, la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sont nécessaires à la bonne gestion ou l’administration appropriée de vos dossiers ou à la délivrance de services continus en lien avec votre dossier. Dans ces circonstances, vous devez savoir que nous pourrions être forcés de fermer votre dossier, ou de cesser de vous offrir un produit ou un service.

Vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander des renseignements ou déposer une plainte au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Advenant une plainte de votre part quant à l’exercice de vos droits énoncés dans le présent document, votre dossier sera pris en charge par le responsable de la protection des renseignements personnels, lequel vous communiquera la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l’égard de cette plainte. Si cette dernière est justifiée, la situation sera corrigée et nous vous en informerons. Si le problème soulevé par votre plainte requière une modification de nos politiques et procédures, nous agirons en conséquence.